Как успевать всё на работе и не только?

Как успевать всё на работе и не только?
Ноябрь 30 08:00 2019 Печать 353

Секретами тайм-менеджмента делится ростовский бизнес-тренер Арфеня Варданян

Жизнь сегодня несётся быстрее реактивного самолета: везде нужно успеть и преуспеть — и дома, и на работе, и во всех остальных сферах. Только как это сделать, когда время и силы у «достигаторов» катастрофически быстро заканчиваются? Сегодня будет много чек-листов: сохраняйте — в «хозяйстве» пригодится!

ТАКОЕ РАЗНОЕ ВРЕМЯ
«Время — это самый гибкий ресурс, который можно изменить, — уверена ростовский консультант-практик по работе с персоналом, бизнес-тренер Арфеня Варданян. — При помощи рационализации рабочего времени можно существенно повысить эффективность». Секретами технологии она поделилась с сальчанами во время «Недели бизнеса» — бесплатного проекта для всех, кто заинтересован в развитии своего дела. Советы оказались полезны не только для предпринимателей, но и для любых работников, да и дома пригодятся.
Представьте себе, этот ценнейший ресурс для каждого из нас идет по-разному. Здесь важно учитывать биографический возраст (сколько нам лет), физический (зависит от состояния организма) и психологический (степень зрелости личности). Причем динамика и плотность времени постоянно растет: в детстве оно тянется, в 15-16 лет начинает ускоряться, а к 40-ка годам пускается вскачь. И, конечно, при интенсивной нагрузке оно ускоряется, а при минимальных — замедляется. Так что при работе над интересным проектом сотрудник будет чувствовать, что субъективное время (ощущаемое) стало гораздо короче объективного (реально проведенного на рабочем месте).
Вы только задумайтесь: если сотрудник ежедневно опаздывает на 15 минут, то за неделю он теряет 75 минут рабочего времени, а это — 5 часов в месяц, 60 — в год, и 600 часов набежит за 10 лет. И, наоборот, задерживаясь на работе на часок ежедневно, сотрудник в своей переработке зайдет за 250 часов в год, отнимая их у семьи…

Тайм-менеджмент — это регулярное, целенаправленное и последовательное применение методов организации работы с целью оптимального и результативного использования рабочего времени.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ — НА КАЖДОМ ШАГУ
Представьте себе сотрудника, у которого «горит» важный проект, и при этом он одновременно пытается заниматься малозначительной сейчас мелочевкой. Работник выбился из сил, предприятие вышло из графика — «красота»!
Тут поможет кропотливая работа: анализ временных потерь приносит хорошие плоды в пользу результативности в работе. Будьте готовы задавать самому себе множество вопросов на каждом этапе «Делаю ли я это?/Знаю?». Разберем подробнее.
Постановка цели: систематический обзор всех задач и взаимосвязи своей работы и общих целей предприятия, выполнение слишком большого количества разных дел, умение ставить конкретные цели, регулярная работа над совершенствованием своих навыков, обучение.
Планирование: знание примерного времени на выполнение предстоящих дел, наличие резервного времени на решение непредвиденных задач, ограждение от помех, отрывающих от работы, лишние деловые выезды, обязательная запись всех задач и сроков в ежедневнике.
Выработка решений: предварительная оценка затрат времени до работы, определение приоритетности задач, адекватное распределение времени на решение задач в соответствии с их важностью и срочностью.

Организация работы: хромает, если, работая над одной проблемой слишком долго, вы получаете все меньшую отдачу, если стол завален бумагами, если не пользоваться полезными гаджетами — диктофоном, автонабором текста в телефоне и даже ежедневником.
Старт дня: планировать рабочий день уже накануне вечером, продумать дела, чтобы не пришлось «раскачиваться», не откладывать сложные дела, а «съедать лягушку» в начале дня, чтобы не была тяжким грузом на  работоспособности.
Планирование дня: запасное время для решения важных задач, достаточно времени на рутину, использование шаблонов, смелость завершить разговор, если он перестал быть важным.
СТАВИМ ЦЕЛИ
Для сотрудника: получить высокие результаты работы за минимальное время, снизить и устранить переработки, уменьшив спешку и стресс, повысить мотивацию к работе, даже попробовать практику замены ролей с начальником. А самое приятное — обязательно ставьте галочки напротив каждого выполненного дела.
Для компании: повысить уровень профессионализма сотрудников и предприятия в целом, уровень ответственности и эффективности труда, конкурентоспособности.
ЭТО НЕ ПРО МЕНЯ?
Наш мозг — самый ленивый орган, он пытается отбиваться от новой информации, потому что воспринять ее и встроить в сложившуюся систему — энергозатратно. «Я всё это знаю», «Я много раз пробовал заниматься самоорганизацией, но ничего не получилось» и «Для моей работы самоменеджмент не подходит, потому что у меня все время звонки и посетители, сам планировать свое время я не могу». Подумали про себя, читая материал? Значит, стоит уделить этому вопросу внимание.
Насколько вы можете самоорганизоваться? Ответьте себе на вопросы: резервируете ли в начале рабочего дня время под планирование и подготовительную работу? А «окна» под решение внезапных важных задач? На их решение направляете силы в первую очередь? Делегируете ли то,
что может быть перепоручено? Фиксируете ли письменно свои задачи со сроком их выполнения? А каждый документ стараетесь обработать окончательно, чтобы не возвращаться к нему? Составляете ли ежедневно список дел, расставляя их по приоритетности и делаете ли важные в первую очередь? Стараетесь ли по максимуму освободить свой рабочий день от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданных совещаний? Получается ли распределять дневную нагрузку в соответствии со своим личным ритмом работоспособности? И главное: можете ли сказать «нет», когда идет покушение на ваше рабочее время, а нужно сделать более важные дела?
Эти недостатки придется преодолеть каждому. Отвечайте быстро и честно на вопросы — «да» или «нет». Я совершенно неорганизованный человек. Обычно не успеваю к намеченному сроку. Постоянно теряю ощущение времени. Не могу надолго сосредоточиться. Мне трудно сказать «нет». Начинаю дело хорошо, но трудно довести его до конца. Не могу доверять людям важную работу. Есть домашние дела, которые откладываю уже долгие месяцы. Хочется иметь больше времени для занятий чем-то новым. Есть нереализованные планы (по работе и по жизни). Не могу выстроить баланс между работой и домом. Хочу больше времени для себя, для общения с близкими. Я когда-либо подводил людей. Часто испытываю стресс. Мне не хватает энергии, чтобы действовать. Иногда я забываю о важных делах. Хочу больше времени посвятить своему здоровью. Я физически устал от чрезмерного количества работы. Кажется, что всю жизнь кручусь как белка в колесе. Сейчас мои дела обстоят хуже, чем пять лет назад. Мне необходим отпуск, чтобы отдохнуть.

Если большинство ответов «да», то знайте в лицо своих поглотителей рабочего времени. Это нечеткая постановка цели, отсутствие приоритета в делах,
попытка слишком много сделать за один раз, отсутствие четкого представления о предстоящих задачах и путях их решения. Неправильное планирование рабочего дня, личная неорганизованность, чрезмерное чтение рабочих бумаг, скверная система дополнительной и вспомогательной информации. Это и недостаток мотивации, когда отношение к делу безразличное, и хаотичный, без системы, поиск записей телефонных номеров, адресов, записок, и недостатки в разделении труда и взаимозаменяемости на работе. Также — отрывающие от дел телефонные звонки и слишком подробные ответы на неважные электронные сообщения, незапланированные посетители, неумение сказать «нет», неполная и запоздалая информация. Конечно, и отсутствие самодисциплины, неумение довести дело до конца, постоянное отвлечение на шум и другие помехи, затяжные совещания, недостаточная подготовка к переговорам и обсуждениям, неточная обратная связь или ее отсутствие, болтовня на частные темы (коммуникабельность, оказывается, бывает излишней), чрезмерность деловых записей. А еще — откладывание важных дел, желание знать всё до мелочей и несущественных деталей, длительное ожидание, спешка (отсюда нетерпение и стресс), слишком редкое делегирование дел, а по перепорученным делам — недостаточный контроль.
ДЕЛО ПРИВЫЧКИ
Сегодняшний материал получился сплошь из вопросов, но они дадут вам самые точные ответы в вопросах организации работы, да и в отношении быта многие работают. Но это — первая ступенька к порядку в голове, на работе и в жизни.
Автор методики Арфеня Варданян рекомендует после семинара (или после публикации, как у нас с вами получается) прочесть дополнительную литературу, начать применять на практике изученные правила, из них выбрать наиболее подходящие вам принципы и техники. А при систематическом выполнении условий привычка выработается за полтора месяца (а не за 21 день, как часто пишут в Интернете, — маловато будет).
А в следующем материале по тайм-менеджменту от Арфени Варданян мы разберем столь важные моменты, как целеполагание и планирование.

ЧТО ПОЧИТАТЬ?

С.И. Калинин «Тайм-менеджмент. Практикум по управлению временем». Д. Джеймс «Как находить два лишних часа каждый день».

Продолжение истории читайте здесь и здесь.

salsknews.ru

написать комментарий

нет комментариев

Пока нет комментариев!

Вы можете начать диалог.

Добавить комментарий

Ваши персональные данные будут в безопасности Ваш электронный адрес не будет опубликован. Также другие данные не будут переданы третьим лицам.
Все поля являются обязательными.