Тайм-менеджмент – всему голова! Поговорим о планировании

Тайм-менеджмент – всему голова! Поговорим о планировании
Декабрь 15 08:00 2019 Печать 1971

Сегодня разберем последнюю и самую объемную тему из лекции по тайм-менеджменту, которую провела в Сальске в рамках недели бизнеса Арфеня Варданян — бизнес-тренер из Ростова. Итак, говорим о планировании.

Напомним, предыдущие материалы по теме тайм-менеджмента можно прочитать здесь и здесь.

 

ПЛАНИРОВАНИЕ — ПО ПОЛОЧКАМ

Мы каждый день строим планы: что купить и приготовить, куда зайти, какой вопрос решить, с какими задачами справиться. Давайте забудем о хаотично расклеенных по рабочему месту стикерах и занесем всё важное в блокнот. Итак…

Планирование — это распределение и структурирование времени с максимально возможными результатами, а также достижение поставленных целей с максимально меньшим расходом времени.

Планирование времени направлено на экономию именно времени.

В вечной спешке многие привыкли делать всё на автомате. А давайте, как дети, спросим себя: «Зачем нужно планировать время?»

Пометьте те ответы, которые важны для вас при планировании времени, чтобы всегда держать их на виду.

Достижение цели:

— Прояснение профессиональных и личных целей.

— Достижение профессиональных и личных целей кратчайшим путем.

— Реальное рассмотрение целей с позиций ограничений во времени.

Экономия времени:

— Экономия времени для важных дел.

— Четкое представление о времени, необходимом для различных проектов и задач (что, когда и к какому времени нужно сделать?).

— Правильная оценка времени и выявление того, сколько нужно времени.

Обозначение приоритетов:

— Концентрация на важных проектах и задачах.

— Определение степени важности дел.

— Выявление дел, которые могут быть перепоручены другим.

Сроки:

— Установление реальных сроков и соблюдение их.

— Своевременное обнаружение узких мест и принятие соответствующих контрмер.

Резервы времени:

— Установление резервов времени для непредвиденных дел.

— Образование «окон» в течение рабочего дня.

Эффективность:

— Предварительное определение структуры дня и рациональное использование рабочего времени.

— Более быстрое решение задач при помощи их группировки (объединения задач в блоки, одновременное решение задач из одного класса).

— Избавление себя и сотрудников от «холостых» (безрезультативных) действий.

Делегирование дел:

— Рациональное распределение поручений внутри подразделений предприятия.

— Рациональное распределение дел за пределами предприятия.

— Повышение мотивации сотрудников.

Уменьшение стресса:

— Повышение предсказуемости рабочего процесса.

— Снижение суеты, раздражительности и нетерпения.

— Планирование перерывов на работе.

— Выполняется большее количество дел.

— Повышение удовлетворенности от работы.

ПРИНЦИПЫ И ПРАВИЛА ПЛАНИРОВАНИЯ

Первый принцип планирования времени: планировать время и составлять план дня необходимо примерно на 60% рабочего времени.

Второй принцип:

План должен содержать три блока: 60% — запланированные дела, 20% — непредвиденные дела (резерв времени на непланируемые действия). И 20% — творчество, управленческие действия.

Третий принцип:

Время от времени задавайте себе такие вопросы: «Что сегодня я сделал для будущего?», «Что сегодня я сделал для завтрашнего дня?». Такие вопросы помогут удержать в памяти перспективные и важные цели и дела.

Правила планирования

  1. План действий – это описание дел и их ранжирование. Составьте список всех дел и проранжируйте его на три части: краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные.
  2. Установление приоритетов. Выделяйте самые важные, важные и маловажные дела. помните, что срочные дела не всегда бывают самыми важными, однако срочные дела занимают, как правило, большую часть рабочего времени.
  3. Планирование альтернатив. При составлении плана продумывайте альтернативы, помните, что «всегда есть другой лучший путь (способ) выполнения задачи».
  4. Согласование. Чтобы дела не срывались, их необходимо согласовывать с другими (начальником, подчиненными, коллегами, партнерами).
  5. Письменная форма. Составляйте планы дня письменно, чтобы ничего не потерять и иметь полный обзор дел.
  6. Фиксация результатов вместо действий. Фиксируйте в планах результаты, а не действия (например, не «позвонить Н.», а «согласовать с Н. план поставок».
  7. Делегирование. Установите, какие дела необходимо выполнить лично, а какие из них можно перепоручить другим.
  8. Реалистичное планирование. Планируйте тот объем дел, с которым можете реально справиться.
  9. Регулярность, последовательность, системность. Задавайте себе установку системно доводить каждое начатое дело до конца.
  10. Перенос несделанного. Незавершенные дела планируйте на следующий день, чтобы автоматически учесть их при выработке плана на следующий день.
  11. Восполнение потерь времени. Помните, что лучше один раз дольше поработать вечером и завершить начатое дело, чем в течение следующего дня завершать неоконченное вчерашнее дело.
  12. Гибкость. При изменении ситуации отказывайтесь от дел, ставших ненужными.
  13. Установление временных норм и сроков. Задавайте точные временные рамки и сроки для каждого дела.
  14. Резервы времени. Оставляйте примерно 20% времени для неожиданных посетителей, телефонных разговоров, непредвиденных проблем, в случае недооценки продолжительности некоторых дел.
  15. Сокращайте объем помех. Старайтесь сократить объем времени, затрачиваемого на «поглотителей» времени.
  16. Переработка — перепроверка. Постоянно перерабатывайте и перепроверяйте свой план с точки зрения реалистичности.
  17. Временные блоки (закрытые часы и короткие промежутки времени). Планируйте продолжительные непрерывные периоды времени для крупных задач (спокойное время, закрытые часы).
  18. Время для творчества и повышения квалификации. Специально планируйте время для решения творческих задач и обучения. Если это время не планируется, оно теряется в повседневных делах.
  19. Рутинные и непродуктивные дела. Планируйте выполнение рутинных дел, по возможности, в конце рабочего дня. Планируйте непродуктивные действия в конце дня.
  20. Свободное время. Планируйте свободное время в течение рабочего дня для поддержания здоровья и физической формы.

Вопросы к составлению недельного плана:

На чем необходимо сконцентрироваться, в первую очередь, на этой неделе? Какая задача на этой неделе — самая существенная и требующая больших затрат времени? Какие другие дела на этой неделе необходимо завершить, подготовить к завершению? Какие дела на этой неделе следует начать? Какую рутинную работу на этой неделе необходимо сделать? Какие нерешенные вопросы нужно решить? Какие события могут быть предусмотрены на этой неделе Сколько времени необходимо запланировать для непредвиденных дел?

К каким главным выводам мы должны прийти?

Планирование года начинайте с просмотра долгосрочных целей, запланированных на три-пять лет. Планирование месяца начинайте с годовых целей. Неделю планируйте, начиная с просмотра ежемесячных целей (определите сначала крупные дела, которые вы должны сделать в течение недели, и выделите для них специальное время). Наконец, планирование дневных дел начинайте с просмотра недельных целей.

Успешно зарекомендовал себя среди «достигаторов» метод Альпы — улучшенный способ планирования, предварительная подготовка к реализации намеченной цели.

Из чего состоит метод Альпы?

— Составление списка дел.

— Оценка длительности дел.

— Резервирование времени (в соотношении 60:40).

— Принятие решений по приоритетам и перепоручению.

— Контроль и перенос не сделанного.

Что нам дает метод Альпы? Лучший настрой на предстоящий рабочий день, планирование следующего дня, четкое представление о задачах дня, упорядочение течения дня, преодоление забывчивости, уменьшение объема «бумажной» работы. Еще — принятие решений об установлении приоритетов и перепоручении, сокращение помех и нежелательных перерывов, уменьшение стрессов и нервного напряжения, улучшение самоконтроля, повышение удовлетворенности и мотивации, выигрыш во времени за счет методичной организации труда.

АНТИСТРЕССОВАЯ ПОДДЕРЖКА

Это необходимое условие самоменеджмента. Чтобы понять, сколько времени ей уделить, оцените уровень своего стресса.

  1. Я много работаю, стремлюсь сделать всё как можно лучше, однако мне хронически не хватает времени, я всегда наверстываю упущенное.
  2. Мое здоровье часто меня беспокоит. Когда я смотрю по утрам в зеркало, я вижу следы усталости на своем лице.
  3. На работе — сплошные неприятности.
  4. Мелочи, детали, незначительные вопросы меня часто раздражают. Иногда я доведен до изнеможения. Хочется всё бросить и уехать в глушь и тишину.
  5. Я постоянно борюсь с дурными привычками (курением, перееданием, легкомысленной тратой денег и прочее), но у меня ничего не получается.
  6. Я часто думаю о своих ошибках, неудачах и утратах в прошлом.
  7. Меня часто беспокоит будущее.
  8. Нередко после рабочего дня мне необходимы снотворное, сигарета или алкоголь, чтобы заснуть.
  9. Жизнь меняется так стремительно, что голова идет кругом. Хорошо бы, чтобы в жизни было больше стабильности.
  10. Я люблю своих друзей, но их звонки с просьбами меня раздражают.
  11. Я люблю свою семью, но часто устаю от семейных обязанностей.
  12. В жизни я чего-то достиг, но редко испытываю удовлетворение от своих достижений.

Если вы набрали от 0 до 4 баллов, то у вас низкий уровень функционального стресса. Если 5-8 баллов — средний уровень, 9-10 — высокий уровень, а 11-12 — очень высокий.

Саморегуляция

Сделать паузу в общении (помолчать несколько минут вместо того, чтобы с раздражением отвечать на несправедливое замечание), выйти из комнаты, перебрать свои деловые бумаги, переключиться (полить цветы на подоконнике, заварить чай), подойти к окну и посмотреть на небо и деревья, порадоваться солнцу, дождю или снегу, обратить внимание на идущих по улице людей, попробовать вообразить, о чем они думают, включить кран с водой и на 2-3 минуты опустить руки в холодную воду…

 

  Теги статьи:
  Категории:
написать комментарий

нет комментариев

Пока нет комментариев!

Вы можете начать диалог.

Добавить комментарий

 необходимо принять правила конфиденциальности